Правила складання ділового листа


Щодня у світі відправляється 183 мільярди електронних листів. Ми розповімо, як зробити так, щоб ваше письмо не загубилося в загальній масі. І щоб одержувач не тільки не відправив його в кошик, але і позитивно на нього відповів. Правила складання ділового листа буде корисно освоїти кожному. Без винятку. ЯК повинна починатися ЛИСТ?


Починати потрібно традиційно: «Шановний Іван Сергійович, здрастуйте!» Був випадок, коли одна велика компанія у своїй кореспонденції змінила класичне звернення «Шановний» на «Дорогий». І хоча, здавалося б, емоційно звернення стало тепліше, партнерів це насторожило. Ні в якому разі не використовуйте в якості привітання фразу «Доброго часу доби» — по-перше, в житті так ніхто не говорить, а по-друге, може скластися враження, що вам байдуже, коли лист буде отримано.

ЧИ МОЖНА ВИКОРИСТОВУВАТИ В ЛИСТАХ СМАЙЛИКИ?

Якщо лист адресовано незнайомій людині і носить діловий характер, смайлики можуть створити у адресата відчуття фамільярності. У неофіційних листах, адресованих колегам, смайлики не заборонені. Однак якщо в листі є інформація, яка одного разу може знадобитися гендиректору вашої компанії, подумайте, чи хочете ви, щоб усміхнені дужки попалися йому на очі?

ЯК НЕ ДОЗВОЛИТИ негативні емоції ВПЛИНУТИ НА ТОН ЛИСТИ?

Коли ви чимось незадоволені, але не хочете розривати відносини з винуватцем появи негативних емоцій, а збираєтеся вести з ним конструктивний діалог, не відправляйте лист відразу. Дайте прочитати текст не залученому в конфлікт колезі або відправте його пізніше, коли зможете скласти нейтральне по тону листа.

В ЯКИХ ВИПАДКАХ НЕОБХІДНО НАДАТИ ТЕМУ ЛИСТА?

Лист завжди повинно мати тему. Це додає повідомленню статус і часто рятує від попадання в спам. Тема повинна коротко і ємко вказувати саме на вас або на предмет вашого з адресатом співробітництва. Наприклад, якщо ви познайомилися з клієнтом на конференції, форумі або виставці, логічно припустити, що в його ящику буде багато листів з темою «пропозицію» або «співробітництво». Тому нагадайте йому краще своє прізвище або назву компанії. А якщо ви давно знайомі, то в темі листа вкажіть предмет спільної роботи або привід листування: «питання про …», «коментар з приводу …»

Варто переходити з офіційних мов на неофіційному?

Якщо вам прийшов лист, написаний строгим діловим тоном, то і відповідати на нього потрібно так само. Нехтувати цим правилом складання ділового листа не слід.

Як показує досвід, перехід з формальної мови на неформальний в діловому листуванні частіше призводить до неефективного взаємодії. Вам буде складно обговорювати ділові питання і закликати партнерів до виконання зобов’язань, якщо ваше спілкування з ними стало схожим на дружнє. Офіційна мова допомагає тримати дистанцію і ефективно вирішувати проблеми. Формальний стиль допомагає бути коректним в першу чергу в своїх власних висловлюваннях, що призводить до кращих результатів.

ЧИ Є СПОСІБ ПІДШТОВХНУТИ АДРЕСАТА ШВИДШЕ надіслати відповіді?

Замість того щоб писати в темі «терміново» або «негайно», краще вкажіть в тексті листа точні терміни, в які ви б хотіли отримати відповідь. Наприклад: «Прошу Вас відповісти до такого-то числа» або «Переконливо прошу Вас повідомити про своє рішення не пізніше такої-то дати. Не варто намагатися прискорити процес, підказуючи адресату очікуємо вами відповідь:» Сподіваюся на вашу згоду «або» Прошу відповісти ствердно «. Дайте людині можливість подумати самому.

У яких випадках варто ВИКОРИСТОВУВАТИ ПІКТОГРАМА «ВАЖЛИВО»?

Цим інструментом варто користуватися тільки тоді, коли справа, викладене в листі, дійсно невідкладно і важливо не тільки для вас, але і для вашого адресата. Вам здається, що всі справи такі? Відзначати всі свої інтернет-листи червоним-прапорцями і знаками оклику — неправильно. Згадайте казку про півня й вовка: коли вам насправді знадобиться, щоб лист було прочитано негайно, його проігнорують.

ЯК ПРАВИЛЬНО ПИСАТИ ЛИСТИ В якому міститься відмова?

Якщо ви змушені в чомусь відмовити, не починайте послання з констатації відмови. Коротко викладіть причини вашого рішення і дайте зрозуміти, що за певних обставин до розгляду питання цілком можна повернутися. Подякуйте за проявлений до вас інтерес, висловіть жаль про такому результаті справи і закінчите лист на позитивній ноті, наприклад, «бажаю успіхів».

ЩО РОБИТИ, ЯКЩО ЛИСТ ВИХОДИТЬ занадто довгі?

Структуруйте текст, розбийте його на главки, пункти, абзаци — інакше довге послання складно сприймати. Якщо інформація дана одним суцільним шматком, то вже на другому рядку людина починає втрачати до неї інтерес. Ідеальна формула складання великих інтернет-листів виглядає так: одна думка — один абзац. Також важливо уникати складних речень і розмитих фраз. Щоб швидко відповісти на ваш лист, людина повинна мати можливість з першого ж разу зрозуміти, чого від нього, власне, хочуть.

ЯК КРАЩЕ підписував?

Відповідаючи на лист, досить вказати в кінці свої ім’я та прізвище. Якщо ж ви ініціюєте переписку, то крім цього вкажіть свої посаду та контактний телефон. Використавши на початку листа звернення «Шановний …», не завершуйте його фразою «З повагою». Напишіть: «З найкращими побажаннями» або «Щиро Ваш». Звідти в поштовій програмі кілька типів підпису і використовуйте їх залежно від ситуації.

НА село дідусеві.

• Згідно з даними дослідницької компанії Radicati Group, щодня у світі відправляється 183 млрд. Інтернет-листів, тобто більше 2 млн. Листів в секунду.

• «Лабораторія Касперського», відомий виробник систем захисту від спаму, підрахувала, що 80% всіх відправлених за день листів — спам.

• За даними агентства Gallup Media, з 70 мільйонів зареєстрованих користувачів поштової системи mail.ru, майже 8 мільйонів перевіряють свою поштову скриньку щодня.

• Найбільше спаму розсилається з США, Росії та Польщі.

• Найчастіші теми несанкціонованої реклами, яка розсилається по мейлу, — медичні препарати та знайомства.